DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
1.-EL MEMORANDUM
Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.
2.-LA FACTURA ELECTRÓNICA
La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.
No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha
Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior izquierdo, con letra tamaño 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota.
3.-EL OFICIO
Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial, estructurado en una introducción, contenido y cierre.
4.-LAS CIRCULARES
Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institución o empresa (cambio de dirección, disolución-suspensión de una firma, fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.)
Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y de las potestades administrativa que las leyes le confieren.
El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un círculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.
5.-EL INSTRUCTIVO
Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período de tiempo determinado.
Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicación en lo que corresponda.
6.-SOLICITUD
Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarquía), para exponerle cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.
7.-LOS INFORMES
Es un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial y se utiliza para conseguir noticias, información acerca de un suceso, situación, negocio o persona.
Según el contenido del informe podermos distinguir varios tipos:
1.- Informes personales: Una empresa solicita a otra información sobre una persona a la que normalmente piensa contratar.
2.- Informes comerciales: Cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar información acerca de ella a otra empresa con la que hay comerciado anteriormente.
3.- Otros informes: Informes bancarios que suelen solicitarse para comprobar las condiciones económicas de un particular o una empresa; e Informes que redactan representantes y viajantes de una empresa.
8.-EL ACTA
Es un documento que generalmente sirve para hacer constar, en detalle, los acuerdos que se tomaron durante una reunión.
También sirve para demostrar la transparencia de un procedimiento de toma de decisión sobre el cual pudiese haber algún reclamo posterior o una solicitud de aclaración. Por tal motivo debe guardar estricta formalidad y garantizar su confiabilidad, en cierto momento, como instrumento legal.
9.-EL CURRÍCULO
En las ofertas de servicios de un particular a una empresa, es generalmente imprescindible la presentación del Currículo, también conocido como Currículum Vitae, en el que el interesado debe hacer una relación de toda su experiencia profesional y académica, además de aportar sus datos personales. Sea claro y breve, no mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional.
La información se detalla esquemáticamente, pero siempre se puede acompañar de documentos que certifiquen lo dicho, aunque en un primer momento es preferible entregar tan solo el Currículo y, si se le pide, presentar la documentación acreditativa. Es preferible entregar este documento personalmente.
10.-LOS RECIBOS
Son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa o persona, cierta cantidad de dinero de otra.
11.-LA FACTURA
Es un tipo de documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla el género comprendido en la venta. Cada empresa suele tener facturas impresas de antemano, en las que acostumbran a figurar el membrete de la firma o compañía.
12.-CARTA
Medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión ya que el mensaje es siempre diferente, se considera un texto plenamente expostivo. Los estilos de la carta pueden ser:
- Formal
- Coloquial o informal
- Familiar
- Extremadamente formal.
13.- COTIZACIONES
Aquel docuemnto que el departamiento de compras usa en una negociación.
14.- PRESUPUESTOS
Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un periodo de tiempo determinado por lo general de forma anual.
15.-NOTA DE REMISION
Es una relación de los artículos que se compran, se considera provisional cuando se requiere de factura, los datos que contienen son:
- Nombre de la empresa que vende
- Lugar dia mes y año que se realiza la operación
- Datos del comprador.
- Folio.
- Cuerpo o estructura para la descrip`cion de los artículos vendidos.
- Cantidad en numero y letra
- Sello de pagado.
- Nombre de la empresa que vende
- Lugar dia mes y año que se realiza la operación
- Datos del comprador.
- Folio.
- Cuerpo o estructura para la descrip`cion de los artículos vendidos.
- Cantidad en numero y letra
- Sello de pagado.
16.-DOCUMENTO
Testimoni material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físcias, jurídicas, públicas o privadas, registradas en una unidad de información o en cualquiero tipo de soporte.
17.- REGISTRO
El término registro se usa preferiblemente para designar las entradas de bases de datos creadas con un lenguaje profesional.
18.- CONTRATO
Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas.
19.- ESTADO DE CUENTA
Estado financiero que muestra los activos, obligaciones, utilidades netas de una compañía en determinado momento.20.- CEDULA
Documento en que se reconoce una deuda u obligación.
CEDULA EN BLANCO: La que va firmada y se da a alguno con facultad de llenarla según le convenga.
CEDULA REAL: Despacho del rey, expedido por algún tribunal supremo.
